Jak AI może zmienić firmy i biura?

W ostatnich latach wiele firm zdecydowało się na tworzenie tzw. biur hybrydowych. Wspierały pracę częściowo zdalną, tworząc przy tym dodatkowe miejsca do spotkań, rozmów i współpracy. To nadal aktualny trend. Coraz częściej widać też kolejny temat, który może zdominować dyskusję o środowisku pracy. Nie chodzi już tylko o pytanie, gdzie pracujemy: w domu czy w biurze. Chodzi o to, jak AI może zmienić sposób funkcjonowania całej organizacji.

Ten tekst nie jest poradnikiem o tym, jak korzystać z ChatGPT, Copilota czy innych narzędzi AI. Interesuje nas coś innego: jak sztuczna inteligencja może wpłynąć na zespoły, odpowiedzialność, procesy decyzyjne i projektowanie biur. Zapraszamy zatem do zapoznania się z naszymi spostrzeżeniami i wizją tego, jak może wyglądać biuro przyszłości.

AI Workplace — co oznacza ten termin?

AI Workplace to pojęcie, które dopiero się kształtuje. Możemy jednak rozumieć je jako środowisko pracy zaprojektowane dla organizacji, w której sztuczna inteligencja jest częścią codziennych procesów. Nie tylko wspiera pojedyncze zadania, ale wpływa na to, kto podejmuje decyzje, kto sprawdza wyniki, kto odpowiada za ryzyko i kto pilnuje zgodności z regulacjami.

AI Workplace — nowoczesne biuro dostosowane do pracy z sztuczną inteligencją

W ostatnich latach wiele firm testowało AI do prostszych zadań: tworzenia grafik, analizy danych, podsumowywania spotkań czy obsługi klienta. To jednak tylko pierwsza warstwa. Gdy AI zaczyna wspierać rekrutację, finanse, medycynę, ubezpieczenia, analizę ryzyka lub decyzje biznesowe, pojawiają się zupełnie nowe pytania.

Zespół pracujący nad zgodnością z regulacjami AI Act w biurze

Dziś coraz ważniejsze jest to, kto odpowiada za działania realizowane przez AI. Europejskie i polskie przepisy (tzw. AI Act) nadążają za zmianami, wymagając od firm i instytucji spełniania określonych wymagań. Pojawiają się nowe stanowiska, a co za tym idzie — organizacja pracy w biurze może być wkrótce nieco inna.

Jakie nowe zespoły i kompetencje mogą pojawiać się w firmach?

W tradycyjnym zespole projektowym role były dość przewidywalne. Product manager, UX/UI designer, front-end developer, back-end developer, QA, czasem analityk lub specjalista od danych. AI może rozszerzyć ten układ.

W projektach wykorzystujących sztuczną inteligencję coraz ważniejsze mogą stawać się kompetencje. Są związane z ryzykiem, zgodnością z regulacjami, bezpieczeństwem danych, etyką, audytem modeli i odpowiedzialnym korzystaniem z AI. Nie chodzi o to, że każda firma od razu zatrudni osobę na stanowisku AI Governance Manager albo AI Risk Officer. (Nazwy stanowisk będą się zmieniać.)

Ważniejsze jest to, że do pracy nad produktami i procesami mogą częściej dołączać prawnicy, compliance, security, HR, data protection, risk managerowie i osoby odpowiedzialne za governance. Organizacje i firmy mogą stać się bardziej interdyscyplinarne.

Dla biura oznacza to kilka zmian. Pojawi się więcej miejsc do współpracy między ludźmi, którzy wcześniej rzadko pracowali razem na co dzień.

Jak mogą zmieniać się procesy podejmowania decyzji?

AI może przyspieszać analizę danych i przygotowywanie rekomendacji. Ale szybciej nie zawsze oznacza prościej. Im większy wpływ AI na decyzje, tym większa potrzeba kontroli, sprawdzenia i jasnej odpowiedzialności.

W tradycyjnym procesie decyzja mogła przejść przez kilka znanych osób lub działów. W świecie AI do tego procesu może dołączyć więcej specjalistów. Jeden zespół rozumie biznes, drugi dane, trzeci technologię, czwarty regulacje, piąty bezpieczeństwo. Decyzja nadal musi zostać podjęta szybko, ale nie może pomijać ryzyka.

Sala spotkań do interdyscyplinarnych rozmów o decyzjach związanych z AI

To może prowadzić do nowych typów spotkań: przeglądów ryzyka, warsztatów zgodności, spotkań audytowych, sesji dotyczących bezpieczeństwa danych albo szybkich narad interdyscyplinarnych.

Mała, wyciszona sala spotkań dla kilkuosobowego zespołu

Biuro powinno zatem wspierać takie procesy. Jeśli zespół musi szybko zebrać kilka osób z różnych działów, omówić wrażliwe informacje i podjąć decyzję, potrzebuje odpowiedniego miejsca. Nie zawsze będzie to duża sala konferencyjna. Częściej może wystarczyć dobrze wyciszony pokój dla 2−6 osób, budka akustyczna albo mały team room.

Jakie wymagania będą miały zespoły pracujące z AI?

Zespoły pracujące z AI mogą potrzebować dwóch rzeczy jednocześnie: szybkiej współpracy i większej prywatności. To trudne połączenie. Z jednej strony liczy się wymiana wiedzy między działami. Z drugiej strony tematy mogą dotyczyć danych, ryzyka, ludzi, klientów lub decyzji biznesowych.

W praktyce oznacza to zapotrzebowanie na przestrzenie, które są:

dobrze wyciszone
dostępne bez długiego rezerwowania
odpowiednie do rozmów poufnych
wygodne dla małych zespołów
wyposażone w ekran i dobre warunki do wideokonferencji
położone blisko zespołów, które często ze sobą współpracują
elastyczne, aby można było zmienić ich funkcję w przyszłości

Komfortowa przestrzeń do pracy zespołowej z ekranem do wideokonferencji

To ważne, bo AI może zwiększyć liczbę krótkich, intensywnych spotkań. Nie chodzi o tworzenie kolejnych wielkich sal konferencyjnych. Raczej o lepszą sieć małych, funkcjonalnych miejsc do pracy zespołowej i podejmowania decyzji.

Jak pogodzić współpracę wielu specjalistów?

Największym wyzwaniem AI Workplace może być współpraca osób z bardzo różnych światów. Biznes chce szybko wdrażać rozwiązania. IT patrzy na technologię i integrację. Legal ocenia zgodność. Compliance sprawdza proces. Security pyta o bezpieczeństwo. HR myśli o wpływie na ludzi.

Jeśli każdy z tych działów pracuje osobno, decyzje będą powolne. Jeśli wszyscy spotykają się tylko online, łatwo o chaos i zmęczenie. Jeśli nie ma miejsca do rozmów poufnych, część tematów będzie odkładana.

Team room w biurze — przestrzeń robocza dla zespołu pracującego nad AI

Dlatego w biurach może rosnąć znaczenie team rooms. To nie są klasyczne gabinety ani zwykłe open space. To raczej "biuro w biurze" dla zespołu pracującego nad konkretnym obszarem. Taki pokój może mieć stół projektowy, ekran, tablice, miejsce do pracy i dostęp do małej przestrzeni poufnej.

Dobrze zaplanowany team room pozwala zespołowi pracować szybciej, bez ciągłego szukania wolnej sali.

Jak zapewnić poufność danych i bezpieczeństwo informacji?

W świecie AI poufność może stać się jednym z ważniejszych tematów workplace design. Nie chodzi tylko o cyberbezpieczeństwo. Chodzi też o to, co dzieje się w fizycznym biurze. Czy rozmowę o danych osobowych słychać w open space? Czy spotkanie o modelu ryzyka odbywa się przy stoliku w kuchni? Czy zespół omawia wyniki analizy na ekranie widocznym dla osób postronnych? To proste przykłady, ale bardzo realne.

Poufna rozmowa zespołu w wyciszonej sali spotkań

Projektowanie biur może pomóc ograniczyć takie ryzyka. Dobra akustyka, mniejsze sale, budki akustyczne, przemyślany układ ekranów, półzamknięte strefy pracy i jasny podział funkcji przestrzeni mogą zwiększyć bezpieczeństwo codziennej pracy.

Dobrze zaprojektowane biuro wspierające bezpieczeństwo poufnych rozmów

Nie każde biuro potrzebuje radykalnej przebudowy. Czasem wystarczy kilka dobrze dobranych rozwiązań, aby poufne rozmowy i praca wymagająca koncentracji przestały odbywać się "gdzie popadnie".

Jak utrzymać szybkość podejmowania decyzji?

AI może przyspieszać pracę, ale tylko wtedy, gdy organizacja nie ugrzęźnie w nowych warstwach akceptacji. To ważna lekcja. Jeśli do każdego procesu dołożymy kolejne spotkania, komitety i osoby decyzyjne, technologia nie przyspieszy firmy. Może ją spowolnić.

Dlatego AI Workplace powinien wspierać szybkie, konkretne spotkania. Potrzebne są miejsca, w których odpowiednie osoby mogą szybko zebrać się, omówić temat i podjąć decyzję. W praktyce mogą to być mniejsze pokoje spotkań, budki do rozmów, strefy warsztatowe i przestrzenie projektowe blisko zespołów.

Dobrze zaprojektowane biuro nie rozwiąże wszystkich problemów organizacyjnych. Może jednak usunąć część barier: hałas, brak sal, brak prywatności, chaos w rezerwacjach i brak miejsca do wspólnej pracy.

Dlaczego projektowanie biur powinno uwzględniać AI już dziś?

Nie wiemy dokładnie, jak będzie wyglądał AI Workplace za kilka lat. Właśnie dlatego warto projektować biura elastyczne. Takie, które można dopasować do nowych ról, nowych zespołów i nowych procesów bez dużego remontu.

W TENGO Design od lat projektujemy biura z myślą o tym, że organizacje się zmieniają. Dlatego w naszych projektach często pojawiają się modułowe rozwiązania, budki akustyczne, strefy wielofunkcyjne, dobre podziały akustyczne i układy, które można przekształcać wraz z rozwojem firmy.

AI może być kolejnym powodem, aby nie projektować biura "na sztywno". Jeśli zmienia się sposób współpracy, odpowiedzialność i proces podejmowania decyzji, przestrzeń pracy powinna mieć margines na zmianę.

Czy dzisiejsze biura są gotowe na AI Workplace?

AI Workplace nie jest jeszcze zamkniętą definicją. To raczej kierunek myślenia o przyszłości biur. Ale właśnie takie pytania pomagają firmom przygotować się na zmiany, zanim staną się one codziennym problemem.

Być może za kilka lat największym wyzwaniem nie będzie już to, czy pracownik siedzi w domu, czy w biurze. Ważniejsze stanie się to, czy biuro potrafi wspierać organizację, która podejmuje szybsze, bardziej odpowiedzialne i bardziej interdyscyplinarne decyzje.

Projektowanie biur Projekty komercyjne

Bezpłatne konsultacje workplace w TENGO Design

Zarezerwuj termin konsultacji — stwórzmy projekt Twojej wymarzonej, komfortowej przestrzeni.

Klikając przycisk, wyrażasz zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez TENGO Design Sp. z o.o. oraz akceptujesz politykę prywatności