Jak zachęcić pracowników, aby wrócili do biura?

Nie da się ukryć, że od czasu pandemii koronawirusa wiele zmieniło się w sposobie pracy. Spora część pracowników opuściła wtedy biura, rozpoczynając pracę zdalną, z domu. Dziś, gdy funkcjonowanie biur znów jest możliwe (i bezpieczne!), sporo osób nie chce jednak rezygnować z wygodnej pracy z domu. Są jednak pewne sposoby na zachęcenie pracowników do powrotu do biur - na stałe lub w modelu hybrydowym. W dzisiejszym artykule postaramy się przedstawić niektóre z nich.

Warto opierać swoje przemyślenia i pomysły na konkretnych statystykach. W tym przypadku możemy posłużyć się badaniem Global Workspace Survey Comparison. W raporcie znajdziemy informacje pochodzące z badań miejsc pracy na całym świecie. Wyniki są jednoznaczne: miejsce pracy ma znaczący wpływ na produktywność.

Istotne jest, aby miejsce pracy było elastyczne i dostosowane do potrzeb zespołu pracowników. Sama praca w danej przestrzeni powinno być natomiast dla pracownika dobrym doświadczeniem. Dzięki temu łatwiej zachęcimy też pracowników, aby pracowali z biura. Przyniesie to korzyści zarówno danej osobie, jak i samej firmie.

Coraz więcej osób chce znaleźć środowisko pracy, w którym nie tylko będzie dobrze się czuć. Miejsce pracy może bowiem mocno wpływać na jej jakość. Badania wykazują, że odpowiednio zaplanowane stanowiska pracy mają wpływ na naszą produktywność i zdolność do kreatywnego myślenia. Liczą się takie szczegóły, jak rozmieszczenie stanowisk, wygodne krzesła i biurka, a nawet kolor ścian i dodatki. Samo wprowadzenie roślin do biura pozytywnie wpływa na panujący tam nastrój. Właśnie z tego względu warto nie tylko dopasować środowisko pracy do potrzeb i oczekiwań przyszłych jego użytkowników. Warto powierzyć projekt doświadczonej firmie, która pomoże w stworzeniu idealnego środowiska pracy.

Kluczowe jest więc stworzenie efektywnej przestrzeni biurowej. Osoby pracujące w zespołach powinny mieć ułatwioną komunikację ze sobą. Zwykle najlepszym rozwiązaniem jest wtedy po prostu biuro open space. Aby nie stało się jednak miejscem utrudniającym pracę w skupieniu (m.in. ze względu na wysoki poziom hałasu i ogólny gwar), warto dobrze przemyśleć projekt. Właściwe rozmieszczenie mebli i użycie paneli akustycznych zwykle rozwiązuje problem dużego natężenia hałasu w dużym pomieszczeniu. Pomocne okazują się także rośliny. Umieszczając je w bezpośrednim sąsiedztwie biurek, ograniczysz hałas nawet o kilkanaście procent. Otwartym przestrzeniom powinny też towarzyszyć mniejsze salki konferencyjne, czy budki biurowe. Badania wskazują na to, że średnio ponad 40% czasu w biurze (lub pracując zdalnie) spędzamy na pracy z innymi osobami - osobiście i wirtualnie. Trzeba to uwzględnić przy projektowaniu efektywnego biura.

Projektowanie przestrzeni komercyjnych i biurowych nie polega dziś jedynie na stworzeniu funkcjonalnego miejsca do efektywnej pracy. Coraz częściej liczy się bowiem także design biura. Powodem są rosnące wymagania pracowników w tej kwestii. Chcąc przyciągnąć ich do biur, warto więc uwzględnić także ten aspekt.

Część pracowników przyzwyczaiło się do pracy zdalnej, przez co w tłocznych biurach mają problem ze skupieniem się. Aby produktywność nie spadła, warto zapewnić im więc możliwość pracy w cichym, spokojnym miejscu. Często jest nim budka telefoniczna, czy nieduża sala konferencyjna. Można je wykorzystać na wiele sposobów, równocześnie korzystając z zalet biur open space. Dzięki temu, kiedy jest taka potrzeba, pracownicy mogą poczuć się w pracy niemal tak swobodnie, jak w domu.

Specyfika pracy niektórych działów wymaga natomiast rozlokowania ich pracowników w mniejszych pokojach i gabinetach. Często jest tak także ze względu na posiadanie istotnych dokumentów lub odbywanie się w danym miejscu bardziej poufnych spotkań.

W ostatnich latach biura stały się czymś więcej, niż miejscem pracy. Często są przestrzenią, gdzie spotykamy swoich znajomych, czy spędzamy czas wolny. Również przerwy w trakcie dnia pracy są często wykorzystywane w sposób, który przynajmniej w teorii nie jest związany z wykonywanym zajęciem. Jak się okazuje, osoby wykonujące pracę w modelu hybrydowym coraz częściej podczas obecności w biurze po prostu podtrzymują relacje ze współpracownikami. To bardzo ważne dla zadowolenia z pracy, a także poczucia, że tworzymy z innymi osobami prawdziwy zespół. Nierzadko podczas spotkań towarzyskich rodzą się też pomysły, wykorzystywane następnie już podczas pracy.

Nic więc dziwnego, że pracodawcy często chcą sprawić, by czas spędzany w pracy upływał przyjemnie. Jest wiele sposobów na to, by zamienić zwykłe biuro w przestrzeń przyjazną dla pracowników. Przykładami są pokoje do odpoczynku, czy pomieszczenia playroom - z grami planszowymi, rzutkami lub piłkarzykami.

Niektóre firmy nie pozostawiają pracownikowi wyboru, nakazując pracę z biura. Często prowadzi to jednak do niezadowolenia pracowników, szczególnie jeśli przywykli już do pracy zdalnej. W zdecydowanej większości sytuacji warto więc zachęcić ich do pracy z biura, a nie do tego zmusić.

Dobrym rozwiązaniem jest podział przestrzeni biurowej na miejsce do pracy zespołowej i pomieszczenia umożliwiające pracę w skupieniu. Z pewnością na plus działa też utworzenie przestrzeni do relaksu i spędzania czasu ze współpracownikami. Całość powinna być zaprojektowana Takie działania przywiązują pracownika do miejsca pracy - musi w nim po prostu dobrze się czuć. Warto uwzględnić te zasady przy projektowaniu przestrzeni biurowej lub przy przebudowie już istniejącego miejsca.

Z wynikami raportu możesz zapoznać się pod tym adresem: kliknij tutaj.