Dlaczego AI zmienia nie tylko sposób pracy, ale również biuro?

AI Act to unijne rozporządzenie dotyczące sztucznej inteligencji. Jego pełna nazwa to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689. Akt wszedł w życie 1 sierpnia 2024 roku i jest stosowany etapami w całej Unii Europejskiej. Jego celem jest uporządkowanie zasad dotyczących systemów AI, przede wszystkim z perspektywy ryzyka, przejrzystości, bezpieczeństwa i ochrony praw ludzi.

W Polsce ważnym krokiem było podpisanie przez Prezydenta Karola Nawrockiego Ustawy o systemach sztucznej inteligencji z dnia 3 lipca 2026 r. Stało się to 24 lipca 2026 roku. Ustawa porządkuje krajowy nadzór nad systemami AI i tworzy ramy dla bezpiecznego testowania innowacyjnych rozwiązań.

Od 2 sierpnia 2026 roku pojawiły się m.in. nowe obowiązki dotyczące przejrzystości. Chodzi na przykład o informowanie odbiorców, że dana treść została wygenerowana lub zmodyfikowana przy użyciu AI, a także o jasne wskazanie, że użytkownik rozmawia z maszyną, jeśli nie jest to oczywiste. Ministerstwo Cyfryzacji wskazuje też, że terminy dla części systemów wysokiego ryzyka zostały przesunięte: dla wybranych systemów z załącznika III do 2 grudnia 2027 roku, a dla systemów wysokiego ryzyka w produktach regulowanych do 2 sierpnia 2028 roku.

Nie jest to oczywiście artykuł o prawie - dla nas AI Act jest raczej sygnałem, że nadchodzą zmiany. AI przestaje być ciekawostką technologiczną. Staje się elementem codziennego funkcjonowania firm.

W wielu organizacjach pierwsze skojarzenie z AI jest bardzo proste: tłumaczenie i streszczanie tekstów, analiza danych, automatyzacja raportów, wsparcie sprzedaży, obsługa klienta lub rekrutacji. Dziś w ten sposób wykorzystujemy narzędzia AI, ale prawdopodobnie dopiero początek.

Gdy firma zaczyna korzystać z AI w bardziej odpowiedzialny sposób, pojawiają się nowe pytania. Kto odpowiada za jakość danych? Kto sprawdza, czy decyzja wspierana przez AI jest uczciwa? Kto ocenia ryzyko? Kto zatwierdza nowe rozwiązania? Kto odpowiada za bezpieczeństwo informacji? Kto pilnuje, aby system nie był używany poza ustalonym zakresem?

Właśnie dlatego w firmach coraz częściej mogą pojawiać się role i kompetencje związane z nowymi obszarami (AI Governance, AI Risk, AI Compliance, Responsible AI, AI Ethics czy AI Security). Nie chodzi o to, że każda firma natychmiast stworzy osobny dział AI. Bardziej prawdopodobne jest to, że odpowiedzialność za AI zacznie rozkładać się między kilka funkcji. Nowe zadania mogą dostać różne zespoły - IT, prawne, HR, compliance, ochrony danych, analityków, osoby odpowiedzialne za rozwój produktu i zarząd. Być może niektóre zespoły zostaną powiększone, inne mogą pracować z użyciem AI, z ograniczonym udziałem ludzi.

Nie wszystkie organizacje odczują wpływ AI w ten sam sposób. Największe zmiany mogą pojawić się tam, gdzie decyzje mają realny wpływ na ludzi, pieniądze, zdrowie lub bezpieczeństwo.

W sektorze finansowym AI może wspierać ocenę ryzyka, analizę transakcji, wykrywanie nadużyć lub obsługę klienta. W medycynie może pomagać w analizie danych, organizacji procesów czy wspieraniu diagnostyki. W HR może uczestniczyć w rekrutacji, analizie kompetencji, ocenie pracowników lub planowaniu ścieżek rozwoju.

W takich obszarach sama skuteczność narzędzia nie wystarczy. Liczy się odpowiedzialność. Trzeba wiedzieć, kto podejmuje decyzję, kto ją weryfikuje, kto dokumentuje proces i kto potrafi wyjaśnić, dlaczego dane rozwiązanie zostało użyte.

To może oznaczać więcej spotkań interdyscyplinarnych. Więcej rozmów poufnych. Więcej warsztatów z udziałem kilku działów. I więcej miejsc, w których takie rozmowy można prowadzić spokojnie. Bez hałasu open space’u i bez ryzyka, że ktoś przypadkowo usłyszy zbyt wiele.

Nie chcemy twierdzić, że AI za kilka lat całkowicie zmieni układ każdego biura. To byłoby zbyt daleko idące. Możemy jednak postawić rozsądne pytanie. Jeśli AI zmienia strukturę odpowiedzialności w firmach, to czy przestrzeń biurowa nie powinna zacząć się do tego przygotowywać?

Przez ostatnie lata wiele biur było projektowanych głównie wokół pracy hybrydowej. Mniej stałych biurek. Więcej elastyczności. Więcej sal do wideokonferencji. Więcej przestrzeni wspólnych, które miały zachęcać ludzi do powrotu do biura.

W świecie AI Workplace może dojść kolejna warstwa. Przestrzeń będzie musiała wspierać nie tylko elastyczność, ale też poufność, szybką współpracę ekspertów i pracę zespołów, które wcześniej rzadko działały razem.

Możliwe więc, że wzrośnie znaczenie:
●      małych sal spotkań dla 2-6 osób
●      budek akustycznych i miejsc do rozmów poufnych
●      team rooms dla zespołów projektowych
●      przestrzeni do warsztatów z udziałem kilku działów
●      gabinetów lub półzamkniętych stref dla wybranych funkcji
●      miejsc do pracy wymagającej wysokiej koncentracji
●      elastycznych układów, które można szybko dostosować do nowych ról i zespołów

To nie oznacza końca open space’u. Oznacza raczej, że open space może potrzebować mocniejszego wsparcia: akustycznego, funkcjonalnego i organizacyjnego.

AI może paradoksalnie zwiększyć znaczenie pracy w biurze dla wybranych zespołów. Nie dlatego, że każdą pracę trzeba wykonywać przy firmowym biurku. Raczej dlatego, że część decyzji będzie wymagała zaufania, szybkiej wymiany informacji i obecności kilku osób z różnych działów.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma wdraża nowe narzędzie AI do rekrutacji. W procesie uczestniczą HR, dział prawny, IT i dostawca zewnętrzny. Trzeba omówić dane, ryzyka, sposób działania systemu, odpowiedzialność i komunikację do kandydatów. Część pracy można wykonać online. Ale niektóre spotkania lepiej przeprowadzić w spokojnym, dobrze przygotowanym miejscu, z odpowiednią prywatnością.

To samo może dotyczyć finansów, ochrony zdrowia, firm technologicznych czy organizacji pracujących na danych wrażliwych. Im większa odpowiedzialność, tym większa potrzeba dobrego środowiska do rozmów i decyzji.

W Tengo Design od lat projektujemy biura z myślą nie tylko o obecnych potrzebach firmy, ale też o tym, jak może się ona zmieniać. Dlatego stawiamy na rozwiązania elastyczne. To m.in. modułowe meble, budki akustyczne, mobilne przegrody, strefy wielofunkcyjne i układy, które można w przyszłości przeprojektować bez burzenia całego biura.

To podejście może stać się jeszcze ważniejsze w kontekście AI. Dziś firma może potrzebować kilku dodatkowych miejsc do rozmów wideo. Za dwa lata może potrzebować zespołu zarządzania ryzykiem AI, osobnej przestrzeni do audytów albo team roomu dla interdyscyplinarnego zespołu pracującego nad modelem AI.

Nie da się przewidzieć wszystkiego. Można jednak projektować tak, aby biuro nie było zbyt sztywne. Dobrze zaplanowana przestrzeń daje firmie margines manewru. Pozwala reagować na nowe role, nowe procesy i nowe sposoby pracy.

Najważniejsza zmiana nie dotyczy więc samych narzędzi AI. Dotyczy organizacji. Jeśli AI zmieni sposób podejmowania decyzji, odpowiedzialność i skład zespołów, to projektowanie biur również powinno zacząć brać to pod uwagę.

Biuro nie jest tylko tłem dla pracy. Może wspierać współpracę albo ją utrudniać. Może ułatwiać rozmowy poufne albo skazywać ludzi na szukanie wolnej salki przez pół dnia. Może pomagać zespołom spotkać się szybko albo rozpraszać je hałasem i przypadkowym układem.

Dlatego warto już dziś zadawać pytania:
●      Czy nasze biuro ma wystarczająco dużo małych sal spotkań?
●      Czy mamy miejsca do rozmów poufnych?
●      Czy zespoły interdyscyplinarne mogą pracować razem bez ciągłej walki o przestrzeń?
●      Czy układ biura da się zmienić, jeśli pojawią się nowe funkcje i role?
●      Czy obecna akustyka wspiera pracę wymagającą koncentracji?

Praca hybrydowa nauczyła firmy, że biuro musi być bardziej elastyczne. AI może nauczyć je czegoś kolejnego: że biuro powinno nadążać za zmianą struktury organizacji.

Być może za kilka lat będziemy mówić nie tylko o Hybrid Workplace, ale też o AI Workplace. O biurach, które wspierają pracę zespołów interdyscyplinarnych, poufność danych, szybsze podejmowanie decyzji i nowe modele odpowiedzialności.

Na razie to kierunek, nie pewnik. Ale właśnie w tym sensie warto o nim rozmawiać już dziś. Bo najlepsze biura nie powstają jako reakcja na problem, który już przeszkadza. Powstają wtedy, gdy firma potrafi przewidzieć, jak może zmieniać się jej sposób pracy.