Co to jest hot desk?

Hot desk to rozwiązanie spotykane coraz częściej w projektach przestrzeni biurowej. Polega na nie przypisywaniu stanowiska pracy (biurka, fotela, a nawet komputera) do konkretnych osób. Zwykle stanowiska hot desk spotykamy w większych biurach, które zatrudniają sporo pracowników. Zalety aranżacji przestrzeni w ten sposób zobaczą przede wszystkim firmy preferujące hybrydowy model pracy.

Coraz większą popularność stanowisk typu hot desk zauważyliśmy od wybuchu pandemii COVID-19. Wtedy sporo miejsc w biurach pozostawało pustych - pracownicy z różnych względów zostawali w swoich domach. Osoby zarządzające biurami szybko zauważyły, że spora część powierzchni biurowej po prostu nie jest wykorzystywana. Wprowadzenie nowatorskiego rozwiązania, jakim bez wątpienia jest hot desk, pozwoliło uzyskać sporo korzyści.

Zobacz nasz artykuł na temat biura hybrydowego.

Pierwszą zaletą takiej aranżacji przestrzeni biurowej jest oszczędność miejsca. Firmy mogą dzięki temu przenieść się do mniejszych biur, co przynosi zauważalne oszczędności. Dobrym pomysłem jest również przeznaczenie dodatkowej przestrzeni na dodatkowe sale konferencyjne lub przestrzeń do rozrywki i odpoczynku. Praca w modelu hybrydowym coraz częściej oznacza bowiem, że pracownicy przychodzą do biura w celu odbycia spotkania lub udziału w konferencji. Wtedy dodatkowe powierzchnie do spotkań (także tych nieformalnych) okazują się nad wyraz przydatne.

Możliwe jest też po prostu zmniejszenie liczby stanowisk do pracy na danej powierzchni. Oznacza to więcej przestrzeni dla każdego z pracowników, czyli poprawę komfortu pracy. Ten z kolei wprost wpływa na naszą produktywność i lepsze wyniki przedsiębiorstwa.

Samo wyposażenie stanowiska hot desk może nie różnić się od typowych biurek dla konkretnych pracowników. Można po prostu usiąść przy wolnym biurku i korzystać z własnego komputera przenośnego. Często jednak warto zadbać o pewne przydatne akcesoria, ułatwiające korzystanie z takich stanowisk. Biurka hot desk często są wyposażone w sprzęt komputerowy. Wtedy pracownik może po prostu zalogować się na swoje konto w firmowej sieci. Dla lepszego zabezpieczenia danych, czasami firmy stosują specjalne klucze - w formie karty lub pendrive na USB.

Dla zapewnienia większej funkcjonalności stanowisk hot desk warto stworzyć system rezerwacji miejsc. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której przychodząca do pracy osoba nie znajduje wolnego miejsca.

Coraz więcej pracowników przynosi do miejsca pracy swoje przedmioty osobiste. Mogą to być zarówno dokumenty, sprzęt komputerowy (np. laptop, ulubiona myszka), słuchawki, odzież, zdjęcia, a czasem po prostu ulubiony kubek. Nic dziwnego - w ten prosty sposób możemy poczuć się w biurze niemal jak w domu. Zwykle trzymamy prywatne rzeczy na swoim biurku lub zamykamy je w szafce lub kontenerku. W przypadku stanowisk hot desk warto więc zadbać o dodatkowe miejsce do przechowywania. Dobrze, aby prywatne przedmioty pracowników biura mogły być zamknięte. Coraz częściej firmy decydują się więc na szafki typu lockers z zamknięciem na kluczyk lub kartę magnetyczną.

Hot desk to jedna z nowatorskich idei zarządzania dużym biurem. Niejednokrotnie udaje się dzięki temu zaoszczędzić 30 do nawet 50% przestrzeni biurowej. Wykorzystując ją do stworzenia dodatkowych salek konferencyjnych lub przestrzeni do odpoczynku zadbasz o dobre samopoczucie swoich pracowników!