Jak zorganizować biurowe archiwum? Zadbaj o porządek w dokumentach

Porządek w dokumentach firmowych to podstawa. Dzięki niemu nie tylko możemy zadbać o estetyczny wygląd miejsca pracy. Uporządkowanie firmowego archiwum pomaga też zwiększyć produktywność podczas pracy. Wszyscy pracownicy bez trudu odnajdą najbardziej potrzebne dokumenty, faktury, czy umowy. Przechowywanie biurowe polega również na odpowiednim zabezpieczeniu wrażliwych danych - na przykład informacji poufnych, czy danych osobowych Twoich klientów. Ważne jest więc, aby niektóre dokumenty firmowe były zamknięte na klucz.

Rozwiązaniem, które zapewni optymalne zarządzanie biurowym archiwum jest wyposażenie się w odpowiednie meble. W projektach wnętrz komercyjnych zawsze je uwzględniamy. Do długotrwałego przechowywania segregatorów, czy całych kartonów wypełnionych dokumentacją najlepsze są duże szafy. Podręczne przedmioty i potrzebne na co dzień dokumenty warto natomiast składować w kontenerkach lub biurkowych szufladach. Dzięki temu łączymy porządek w dokumentacji firmowej, dobre zabezpieczenie ważnych dokumentów i szybki dostęp do potrzebnych informacji.

Na rynku mamy dziś wiele rodzajów szaf biurowych. Najpopularniejsze mają drzwi skrzydłowe lub przesuwne. W środku znajdują się natomiast odpowiednio zaplanowane regały, półki i szuflady. Idealnie pasują do najczęściej wykorzystywanych w biurze akcesoriów i elementów wyposażenia. To takie rzeczy, jak segregatory, ryzy papieru, koperty w popularnych formatach, pudełka i kartony, czy kufry archiwizacyjne. Szafy biurowe z przesuwnymi drzwiami świetnie sprawdzają się jako mebel w zabudowie. Mogą mieć różne rozmiary, w zależności od projektu wnętrza i dostępnej przestrzeni. Również kolorystyka, kształt i sposób wykończenia mogą być niemal dowolne.

Kolejnymi popularnymi rodzajami szaf są szafy żaluzjowe. Działają w podobny sposób do szaf z drzwiami przesuwnymi, z tym że otworzenie jednego modułu nie blokuje dostępu do kolejnego. Ostatnim z chętnie wybieranych przez naszych klientów rodzajów szaf są te z otwartymi regałami. Świetnie sprawdzają się w biurach i pomieszczeniach, gdzie niezbędny jest bardzo częsty dostęp do dokumentacji lub jej części. Najbardziej optymalna aranżacja biurowego archiwum może natomiast składać się z szaf biurowych różnego typu i różnej wielkości.

Proponowane przez naszych projektantów rozwiązania często wykorzystują meble ułatwiające przechowywanie. Zestawy dopasowanych do siebie pod względem stylistyki i wymiarów elementów pasują do siebie idealnie. Pozwala to nie tylko na niemal dowolną aranżację każdego pomieszczenia lub biura typu open space. Zaletą mebli renomowanych producentów jest też możliwość bardzo prostej rozbudowy, na przykład jeśli biurowe archiwum rozrośnie się. Wybierając markowe meble biurowe masz bowiem pewność, że takie same produkty będą dostępne także w przyszłości.

Możliwość powiększenia miejsca na przechowywanie biurowe wraz z rozwojem Twojej firmy pozwala w przyszłości sporo zaoszczędzić. Taką opcję uwzględnimy już na wczesnym etapie projektowania biura.

Organizacja dokumentów biurowych wymaga nie tylko odpowiedniego wyposażenia biura. Ważne jest również posegregowanie poszczególnych dokumentów. Zapełnione nimi segregatory powinny być opisane w czytelny sposób. Organizacja przestrzeni biurowej powinna natomiast zakładać odpowiednie umiejscowienie archiwum. W miarę możliwości meble biurowe do przechowywania dokumentów powinny znaleźć się w pobliżu stanowisk pracy osób, które najczęściej sięgają do archiwum.

Zarządzanie dokumentami w biurze może być proste, gdy użyjesz do tego odpowiednich akcesoriów. Organizery, segregatory, koszulki i koperty to tylko niektóre z nich. Dzięki nim przechowywanie dokumentów w biurze staje się proste. Istotne jest też oczywiście regularne przeglądanie dokumentacji, niszczenie zbędnych już dokumentów i odpowiednia selekcja informacji umieszczanych w jednym segregatorze lub w jednej szafie. Stosując się do tych kilku prostych wskazówek można w znacznym stopniu uprościć pracę całej firmy.

Równie istotne, jak uporządkowanie biurowego archiwum, jest zabezpieczenie go przed dostępem niepowołanych osób. W tym celu można wykorzystać szafy i szuflady zamykane na klucz lub kartę dostępu. Dziś bardzo popularne są też szafki typu lockes - przeznaczone do przechowywania dokumentów i prywatnych przedmiotów pracowników. Świetnie sprawdzają się przy pracy w modelu hybrydowym, a także w biurach z systemem hot desks.

Do przechowywania najbardziej wrażliwych danych (np. dane osobowe klientów, poufne informacje od kontrahentów, dokumentacja firmowa, itp.) warto wykorzystać szafy pancerne.

Niektóre firmy decydują się też na przeznaczanie osobnych pomieszczeń na stworzenie świetnie chronionego archiwum. Tak wysoki standard zabezpieczania wrażliwych informacji jest tym, czym firma może pochwalić się swoim klientom i współpracownikom.